Văn phòng mở là gì? Văn phòng mở có những ưu điểm và nhược điểm nào?

Văn phòng mở - Open plan office là một xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại đang rất được thịnh hành hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng thực sự hiểu hết về không gian làm việc này. Hãy để chúng tôi cùng bạn giải đáp thắc mắc một cách tường tận hơn khái niệm, đặc điểm cùng những ưu, nhược điểm của thiết kế văn phòng mở.

Mục Lục Bài Viết

• 1. Văn phòng mở là gì?
• 1.1 Khái niệm về văn phòng mở hiểu sao cho đúng
• 1.2 Một số thuật ngữ khác
• 2. Đặc điểm thiết kế của không gian mở
• 3. Ưu nhược điểm của văn phòng không gian mở
• 4. Nội thất văn phòng nào nên sử dụng cho không gian mở
• 5. Một số mẫu văn phòng không gian mở

1. Văn phòng mở là gì?

Hiện nay có rất nhiều khái niệm được đưa ra để miêu tả về thuật ngữ văn phòng mở mà chúng ta dễ dàng tìm thấy trên nền tảng internet. Tuy nhiên các định nghĩa này chưa thực sự làm rõ được cụm từ này. 

1.1 Khái niệm về văn phòng mở hiểu sao cho đúng

Nhìn chung thì các doanh nghiệp và người dùng có thể hiểu khái niệm của mô hình phòng làm việc này theo định nghĩa dưới đây:

Văn phòng mở - Open plan office là những thiết kế nội thất cho các sơ đồ mặt bằng dùng không gian rộng lớn, thông thoáng. Mô hình này giúp giảm thiểu việc sử dụng các phòng làm việc nhỏ, khép kín như văn phòng riêng. Đây là một trong các thiết kế văn phòng làm việc theo xu hướng hiện đại, có tính ứng dụng cao tiêu biểu.

Với thiết kế văn phòng mở, các bức tường và vách ngăn cách quá cao sẽ được loại bỏ để tạo thành một khu vực chung. Tất các các nhân viên cùng toàn bộ thiết bị phục vụ cho công việc sẽ cùng hoạt động trong môi trường rộng lớn này.

1.2 Một số thuật ngữ khác

Khi nhắc đến khái niệm văn phòng mở, bạn sẽ dễ dàng bắt gặp một số thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu như sau:

• Không gian mở: là khu vực rộng lớn, trống trải và không có sự ngăn cách nào và mọi người dễ dàng hoạt động, di chuyển linh hoạt. Khái niệm đặc trưng này được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực thiết kế nội thất hiện đại. Văn phòng mở là dạng office thiết kế theo không gian rộng mở.
• Không gian làm việc chung: là nơi mà nhiều nhân viên có thể cùng nhau làm việc và sử dụng, không thuộc sở hữu của bất kỳ ai
• Phòng kín: là không gian được bao bọc bởi các bức tường, vách ngăn cách trông giống như một chiếc hộp. Kiểu phòng làm việc này chỉ được giao tiếp với bên ngoài thông qua hệ thống cửa đi chính.

2. Đặc điểm thiết kế của không gian mở

Đối với một văn phòng làm việc có thiết kế không gian mở sẽ có những đặc điểm cơ bản sau đây:

• Hệ thống tường bao, vách ngăn, cửa ra vào sẽ được loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa. Điều này nằm tạo ra một không gian rộng lớn, thông thoáng cho những người sử dụng. Với thiết kế văn phòng mở thì các yếu tố ngăn cách sẽ được loại bỏ tối đa như: tường, vách ngăn, cửa đi...
• Các phòng làm việc kín hoặc riêng tư sẽ giảm thiểu tối đa: Các thiết kế văn phòng riêng chỉ được sử dụng cho các bộ phận, phòng ban cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tính bảo mật hoặc tập trung cao độ như: kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng...
• Sử dụng các loại vách ngăn lửng, tấm panel, vách kính: mặc dù thiết kế văn phòng mở ưu tiên sự thông thoáng, tuy nhiên vẫn cần ngăn cách không gian giữa các phòng ban hay vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này vật liệu như tấm panel, vách ngăn lửng hay vách kính sẽ được lựa chọn để thay thế cho những bức tường bao quanh ngột ngạt.
• Các nhân viên dễ dàng giao tiếp với nhau: Bởi việc sử dụng vật liệu ngăn cách trên mà các nhân viên trong văn phóng có thể nhìn thấy nhau dễ dàng và biết đồng nghiệp của mình đang làm gì. Khi ấy việc giao tiếp, trao đổi công việc cũng trở nên thuận tiện hơn.
• Khoảng không gian chung rộng lớn: Bởi vì thiết kế đặc biệt mà trong văn phòng mở toàn bộ gần như là không gian sử dụng chung. Tại đây, các nhân viên có thể cùng nhau làm việc, hoạt động và trao đổi công việc khi cần thiết.

3. Ưu nhược điểm của văn phòng không gian mở

Xuất phát từ kiểu thiết kế đặc trưng, văn phòng mở vừa mang đến nhiều ưu điểm cho người sử dụng mà lại cũng sở hữu một số nhược điểm cần phải khắc phục như:

3.1 Ưu điểm

Văn phòng mở có rất nhiều ưu điểm nổi trội đối với lợi ích của doanh nghiệp và nhân viên

Đối với doanh nghiệp

• Giải pháp hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí và thời gian xây dựng: bởi vì loại bỏ hoặc giảm tối đa số lượng tường bao, vách ngăn cách hay phòng riêng.
• Đồ nội thất cùng nhiều trang thiết bị được tối ưu do số lượng phòng ban riêng biệt giảm, nhờ đó doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí.
• Bên cạnh đó tiết kiệm các chi phí quản lý doanh nghiệp như bảo dưỡng, vệ sinh do trang thiết bị ít hơn.
• Dễ dàng tái cấu trúc: với thiết kế văn phòng mở cho phép điều chỉnh, bố trí, nâng cấp, mở rộng và tái cấu trúc lại tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Chính vì vậy nên khá linh động, phù hợp với nhu cầu phát triển cũng như tăng số lượng nhân viên.
• Dễ kiểm soát và quản lý nhân viên: Do không có tường ngăn nên các cấp lãnh đạo, quản lý có thể giám sát nhân viên về giờ giấc, tác phong làm việc, nghỉ, vắng mặt... Bởi vậy nhân viên yêu cầu phải có tính tự giác và hạn chế các việc làm cá nhân trong giờ.
• Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên: sử dụng thiết kế văn phòng mở giúp giảm tối đa không gian riêng tư, các góc khuất, góc tối...

Đối với nhân viên

• Các nhân viên dễ dàng tương tác, liên lạc, trao đổi công việc, tư vấn cho nhau và nâng cao tình cảm giữa đồng nghiệp trong cùng văn phòng. Nhờ đó giúp tăng năng suất lao động cũng như hiệu quả công việc được cải thiện tốt hơn.
• Di chuyển linh hoạt, thuận tiện: với không gian mở tại nơi làm việc giúp rút ngắn thời gian, công sức khi di chuyển giữa bộ phận để trao đổi công việc khi cần. Nhờ đó giảm bớt sự phân cấp giữa người quản lý và nhân viên.
• Thúc đẩy tính sáng tạo và sự phát triển tư duy trong công vi
• Cải thiện sức khỏe: Khi được tiếp xúc với nguồn ánh sáng tự nhiên thường xuyên sẽ giúp tốt cho sức khỏe, cải thiện tinh thần làm việc.

3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, văn phòng mở còn tồn tại một số nhược điểm như sau:

Đối với doanh nghiệp

Khi sử dụng văn phòng mở thiếu đi không gian riêng tư, do đó việc thoải luận các thông tin bảo mật liên quan đến doanh nghiệp và đồng nghiệp có thể bị rò rỉ ra ngoài. Bởi vậy nhiều vấn đề đạo đức, pháp lý hay các mâu thuẫn rất dễ phát sinh.

Đối với nhân viên

• Có thể mắc phải một số bệnh bởi sử dụng không gian làm việc chung, có ít yếu tố ngăn cách nên dễ phát sinh và lây nhiễm các bệnh liên quan đến đường hô hấp khi tiếp xúc giữa người với người.
• Các nhân viên dễ mất tập trung trong quá trình làm việc do ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên ngoài như tiếng điện thoại, nói chuyện.... Do đó có thể làm giảm hiệu suất công việc, đặc biệt là những bộ phận cần không gian yên tĩnh.
• Ít có sự riêng tư bởi các nhân viên lúc nào cũng ở trong trạng thái căng thẳng vì cảm giác bị soi mói, giám sát. Bên cạnh đó chắc hẳn không ai thích khi màn hình máy tính có thể bị người khác để ý, quan sát.
• Nhiều nhân viên thấy thiếu không thoải mái, tăng áp lực cũng như sự riêng tư không được bảo vệ, do đó khó xây dựng quan hệ với đồng nghiệp.

Tham khảo thêm về ưu nhược điểm của văn phòng mở một cách trực quan nhất cùng Video sau:

4. Nội thất văn phòng nào nên sử dụng cho không gian mở

Để cân bằng được những ưu, nhược điểm của văn phòng mở thì các doanh nghiệp nên có sự bố trí nội thất sao cho hợp lý.

Bàn, ghế văn phòng

Khi tiến hành trang trí đồ nội thất cho văn phòng mở thì các loại bàn ghế nên lựa chọn cùng gu với nhau. Tùy theo tính chất của doanh nghiệp mà có những phong cách thiết kế phù hợp nhất. Chẳng hạn như công ty mang hơi hướng trẻ trung thì các loại bàn, ghế văn phòng sở hữu kiểu dáng hiện đại, khỏe khoắn, tiện lợi là sự lựa chọn hợp lý. 

Với những văn phòng đòi hỏi sự trang trọng, đẳng cấp như đại sứ quán, văn phòng Chính phủ thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, tinh tế khi sử dụng các chất liệu gỗ, da, nỉ... Nếu đang tìm kiếm các bàn ghế văn phòng hiện đại cho nơi làm việc mở thì bạn có thể tham khảo một số mẫu hiện có tại Nội thất NoGi. Sở hữu bộ sưu tập khổng lồ các dòng sản phẩm với đa dạng kiểu dáng, kích thước, màu sắc, chắc chắn NoGi sẽ mang đến làn gió mới cho không gian nội thất trở nên hiện đại, chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống liên lạc và giao tiếp nội bộ

Nội thất văn phòng mở thường đảm bảo tính tiện dụng cho người dùng, bởi vậy hệ thống thông tin liên lạc và giao tiếp nội bộ cần được lắp đặt ngay trên từng bàn làm việc. Các trang thiết bị ánh sáng hay đồ dùng cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn có sự ngăn nắp, gọn gàng.

Khi tiến hành thiết kế văn phòng mở thì chức vụ của mỗi người cần quan tâm sắp xếp hợp lý cho việc giao tiếp được thuận tiện. Ví dụ như với vị trí quản lý yêu cầu chỗ ngồi phải yên tĩnh để có thể tập trung làm việc, tiếp khách cũng như trao đổi riêng với nhân viên. Tuy nhiên vẫn đảm bảo khả năng bao quát tầm nhìn của cả phòng. Những khu vực đặt máy photocopy hay máy in nên ở vị trí mà mọi người tiếp cận dễ dàng và ít gây tiếng ồn ào, tủ tài liệu cũng tương tự vậy.

Phong cách nội thất

Mỗi một lĩnh vực hoạt động sẽ có những phong cách thiết kế nội thất khác nhau. Do đó, khi bố trí đồ dùng cho văn phòng mở thì điều thiết yếu là phải lưu ý đến tính chất công việc. Cùng với hình thức hoạt động của công ty để có phong cách nội thất hợp lý nhất. Những văn phòng để sản xuất như các xưởng thiết kế kiến trúc... là nơi tập trung lượng lớn nhân viên. Bởi vậy việc sắp xếp nội thất nên tận dụng tối đa để làm sao cho không gian được kín đáo, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp khi làm việc. Những khu vực tiếp khách cũng không nên quá gần với nơi làm việc, tránh ảnh hưởng đến sự tập trung của nhân viên.

Đối với văn phòng mở mang tính đại diện hay trưng bày, quảng bá sản phẩm thì nên ưu tiên các loại mặt hàng chính của công ty. Bởi khi đó số lượng nhân viên làm việc không cần quá nhiều. Không gian văn phòng lúc này chỉ nên tập trung vào điểm nhìn cũng như giao thông đi lại thuận tiện cho khách hàng mỗi khi đến thăm quan, mua sắm.

Bố trí không gian

Văn phòng làm việc phải đảm bảo tầm nhìn rộng mở, thông thoáng. Đồng thời các vị trí được sắp xếp theo một hệ thống nhất định nhằm tạo sự thoải mái khi di chuyển. Cùng với khả năng bao quát tổng thể từ chỗ ngồi của người quản lý. Khu vực lễ tân đặt gần cửa ra vào giúp tiếp cận khách đến văn phòng dễ dàng. Nơi đây được xem như bộ mặt của toàn công ty, do đó cần trang trí thật bắt mắt và gây ấn tượng tốt với đối tác ngay từ lần đầu đặt chân đến.

Bàn ghế văn phòng mở được sắp xếp theo kiểu đối diện nhau, mang đến lối đi thông thoáng cho hai bên. Mặt khác cách bố trí này cũng giúp hạn chế sự va chạm, tiếp xúc, đồng thời giảm thiểu sự ngột ngạt cho phòng làm việc. Mỗi khi cần trao đổi công việc, các nhân viên vẫn có thể kết nối một cách nhanh chóng.

Bạn cũng có thể kết hợp hài hòa giữa không gian mở và không gian đóng. Điều này sẽ hạn chế bớt những nhược điểm của cả hai mô hình thiết kế. Với những khu vực phòng riêng được xây dựng dùng cho việc bàn bạc, thảo luận để tăng tính bảo mật, riêng tư.

Còn có rất nhiều hình thức văn phòng mở phụ thuộc vào không gian hay đặc thù công việc mà có cách bài trí, thiết kế sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó vẫn đảm bảo tính linh hoạt trong công năng sử dụng và hoài hòa với thẩm mỹ.

Thông thường khi setup cho văn phòng mở, hầu hết công ty đều lựa chọn các đồ nội thất đồng bộ, cùng gu tạo tính chuyên nghiệp trong công việc.

5. Một số mẫu văn phòng không gian mở

Như đã trình bày ở trên thì mỗi một công ty có những cách sắp xếp, bố trí nội thất trong văn phòng mở khác nhau. Bên cạnh đó, văn hóa doanh nghiệp cũng ảnh hưởng rất lớn đến phong cách trang trí này. 

Dù Open Plan Office chưa hoàn toàn nhận được sự tán đồng, tuy nhiên không thể phủ nhận rằng mô hình này mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, các mẫu thiết kế đẹp giúp văn phòng mở trở nên độc đáo, đặc sắc hơn rất nhiều. Dưới đây là một số phong cách bài trí không gian làm việc rộng mở mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Văn phòng mở mang hơi hướng hiện đại, trẻ trung với nhiều tông màu tươi sáng

Bố trí không gian mở giúp tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên một cách hiệu quả

Thiết kế văn phòng mở mang đến sự thuận tiện khi giao tiếp, trao đổi công việc

Bàn làm việc được bố trí đối xứng nhau trong không gian mở hoàn toàn

Không gian tươi sáng tại phòng làm việc với tông màu trắng chủ đạo

Văn phòng mở có thiết kế nhẹ nhàng, tinh tế tạo cảm giác hài hòa với thiên nhiên

Bố trí không gian mở cho cảm giác ấm cúng với chất liệu gỗ làm chủ đạo

Văn phòng làm việc được thiết kế không gian mở hiện đại, năng động

Không gian văn phòng với hai màu đen trắng chủ đạo nhưng vẫn đảm bảo sự ấn tượng

Nội thất và trang thiết bị được tối giản trong thiết kế văn phòng mở

Mỗi một phong cách thiết kế cho phòng làm việc sẽ có những cách bố trí, sắp xếp nội thất khác nhau. Do đó doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ để lựa chọn, trang trí văn phòng mở. Từ đó có thể tối ưu công năng sử dụng cũng như tạo sự thoải mái cho nhân viên nhằm đạt hiệu quả làm việc tốt nhất. 

Hy vọng với thông tin chia sẻ trên đây đã giúp bổ sung cho bạn những kiến thức hữu ích về khái niệm, đặc điểm cũng như ưu nhược điểm của thiết kế văn phòng mở. Chúc bạn sẽ tìm được sự lựa chọn phù hợp cho không gian làm việc tại doanh nghiệp mình.