Văn Phòng Mở Là Gì? Đặc Điểm Nào Tạo Nên Sự Nổi Bật của Không Gian Mở

Văn phòng mở - Open plan office là một xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại hiện đang rất thịnh hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu về loại hình không gian làm việc này. Hãy để bài viết này cùng bạn, giải đáp các thắc mắc đó một cách tường tận nhất. Khái niệm văn phòng mở là gì? Các đặc điểm cùng những ưu điểm, nhược điểm của loại thiết kế văn phòng này. Cùng Nội thất Nogi tìm hiểu ngay!

Văn phòng mở được ưa chuộng hiện nay

Văn phòng mở là gì?

Khái niệm

Nhìn chung, các doanh nghiệp và người dùng có thể hiểu khái niệm của mô hình phòng làm việc này theo định nghĩa dưới đây:

Văn phòng mở - Open plan office: là nơi làm việc của tất cả các bộ phận trong công ty mà không có vách ngăn, phân chia thành những phòng riêng biệt. Mọi người sẽ cùng nhau làm việc chung một không gian giúp dễ dàng giao tiếp, trao đổi công việc hơn.

Đây cũng được xem là mô hình văn phòng hiện đại, có tính ứng dụng cao giúp nhân viên không phải chịu đựng không gian chật hẹp trong các gian phòng kín.

Không gian văn phòng làm việc mở được tập trung trên mặt bằng rộng và thông thoáng

Với thiết kế văn phòng mở, các bức tường và vách ngăn cách quá cao sẽ được loại bỏ để tạo thành một khu vực chung. Tất các các nhân viên cùng toàn bộ thiết bị phục vụ cho công việc sẽ cùng hoạt động trong môi trường rộng lớn này.

Một số thuật ngữ về văn phòng mở khác

Khi nhắc đến khái niệm văn phòng mở, bạn sẽ dễ dàng bắt gặp một số thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu như sau:

• Không gian mở (Open space): là khu vực rộng lớn, trống trải và không có sự ngăn cách nào. Mọi người đều có thể dễ dàng hoạt động, di chuyển linh hoạt. Khái niệm đặc trưng này được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực thiết kế nội thất hiện đại. Văn phòng mở là dạng office thiết kế theo không gian rộng mở.
• Không gian làm việc chung (Co-working space): là nơi mà nhiều nhân viên có thể cùng nhau làm việc và sử dụng, không thuộc sở hữu của bất kỳ ai.

Không gian làm việc chung trong khái niệm văn phòng mở.

• Phòng kín (Closed room): là không gian được bao bọc bởi các bức tường. Hoặc sử dụng các vách ngăn cách như một chiếc hộp. Kiểu phòng làm việc này chỉ được giao tiếp với bên ngoài thông qua hệ thống cửa đi chính.

Đặc điểm thiết kế không gian mở

Đối với một văn phòng làm việc, thiết kế văn phòng không gian mở sẽ có những đặc điểm cơ bản sau đây:

Hạn chế số lượng phòng làm việc riêng
Hệ thống tường bao, vách ngăn, cửa ra vào sẽ được loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa. Điều này nằm tạo ra một không gian rộng lớn, thông thoáng cho những người sử dụng. Với thiết kế văn phòng mở thì các yếu tố ngăn cách sẽ được loại bỏ tối đa như: tường, vách ngăn, cửa đi...

Tường bao và vách ngăn của không gian làm việc mở được giảm thiểu tối đa.

Hạn chế các vách ngăn
Các phòng làm việc kín hoặc riêng tư sẽ giảm thiểu tối đa. Các thiết kế văn phòng riêng chỉ được sử dụng cho các bộ phận, phòng ban cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tính bảo mật hoặc tập trung cao độ như: kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng...

Sử dụng các vách ngăn trong suốt
Sử dụng các loại vách ngăn lửng, tấm panel, vách kính. Mặc dù thiết kế văn phòng mở ưu tiên sự thông thoáng. Tuy nhiên vẫn cần ngăn cách không gian giữa các phòng ban hay vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này vật liệu như tấm panel, vách ngăn lửng hay vách kính sẽ được lựa chọn để thay thế cho những bức tường bao quanh ngột ngạt.

Các nhân viên dễ dàng giao tiếp với nhau
Bởi việc sử dụng vật liệu ngăn cách trên mà các nhân viên trong văn phóng có thể nhìn thấy nhau dễ dàng. Và biết đồng nghiệp của mình đang làm gì. Khi ấy việc giao tiếp, trao đổi công việc cũng trở nên thuận tiện hơn.

Không gian làm việc mở chung rộng lớn dễ dàng tương tác.

Tối ưu không gian văn phòng
Khoảng không gian chung rộng lớn: Bởi vì thiết kế đặc biệt mà trong văn phòng mở toàn bộ gần như là không gian sử dụng chung. Tại đây, các nhân viên có thể cùng nhau làm việc, hoạt động và trao đổi công việc khi cần thiết.

Quá trình hình thành và mục đích của văn phòng mở

Hiện nay rất nhiều công ty áp dụng mô hình văn phòng mở để làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được lịch sử hình thành cũng như mục đích dạng không gian này được đưa vào sử dụng.

Về lịch sử ra đời của văn phòng thiết kế mở

Người khai sinh ra ý tưởng về văn phòng mở chính là kiến trúc sư, kỹ sư cơ khí Frederick Taylor vào đầu thế kỷ XX. Ông cho rằng các văn phòng riêng, văn phòng kiểu đóng mang lại sự bó buộc và tâm lý cực đoan cho người sử dụng.

Thiết kế không gian mở giúp nhân viên không phải chịu giới hạn chật hẹp. Các mốc lịch sử hình thành dạng văn phòng này như sau:

• Năm 1900: Frederick Taylor thông qua các kỹ thuật từ nhà máy đặt máy trạm chuyên dụng trong các văn phòng kiểu mở.
• Năm 1939: Ông đã bố trí một trụ sở làm việc theo kiểu mới với hệ thống cột trắng, mỏng và bàn làm việc hình bầu dục. Trong phòng là các tử đựng hồ sơ màu đỏ mận.
• Năm 1950: Khái niệm văn phòng mở chính thức xuất hiện trước công chúng và nhóm thiết kế đầu tiên đến từ Đức, được điều hành bởi Quickborner.
• Năm 1960: Văn phòng được Herman Miller chỉnh sửa một số chi tiết và hình thức này đã trở nên phổ biến.

Mô hình văn phòng mở có lịch sử hình thành từ năm 1900 và cho đến nay đã trở nên phổ biến.

• Năm 1964: Một kiến trúc sư làm việc cho Herman Miller tên là Robert Propst  đã tạo ra văn phòng đầu tiên. Tên gọi của nó là văn phòng hành động. Tuy rất linh hoạt và đem lại nhiều công năng nhưng vẫn bị thất bại do chi phí lớn và nhu cầu thị trường không cao.
• Năm 1968: Văn phòng thứ 2 ra đời sau khi được hợp lý chi phí và tính chuyên nghiệp theo modun riêng.
• Giai đoạn 1970 - 1980: Văn phòng dùng các vách ngăn màu xám để phân chia không gian làm việc cho nhiều nhân viên.
• Thập niên 1990: Nhiều công ty phát triển và xây dựng kiểu văn phòng với không gian mở. 

Ngày nay, hình thức không gian làm việc này được áp dụng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Theo thống kê, có đến hơn 70% người Mỹ đang làm việc trong những văn phòng được thiết kế dạng không gian này

Ưu và nhược điểm của văn phòng mở mà bạn nên biết

Đối với bất kỳ thiết kế văn phòng nào cũng sẽ đi kèm với ưu/nhược điểm nhất định. Bạn nên tham khảo ưu/ nhược điểm của thiết kế văn phòng mở để xem xét sự phù hợp của nó với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Ưu điểm của thiết kế văn phòng mở

Đối với doanh nghiệp

• Văn phòng mở giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí vì không phải xây dựng nhiều phòng ban, bộ phận riêng mà tận dụng khoảng không gian lớn để làm khu vực làm việc.
• Tối ưu chi phí mua sắm thiết bị văn phòng và nội thất cho từng phòng ban. Đối với văn phòng mở thì có thể sử dụng chung thiết bị. Ngoài ra thiết kế văn phòng mở cũng ít thiết bị máy móc hơn bình thường nên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vệ sinh, bảo trì thiết bị.
• Văn phòng mở tạo sự thuận lợi trong việc giám sát và quản lý, không gian văn phòng mở cho phép lãnh đạo các cấp theo dõi được hoạt động cũng như tiến độ công việc của nhân viên một cách dễ dàng.
• Văn phòng mở mang đến không gian thông thoáng, với đầy đủ điều kiện ánh sáng và không khí tự nhiên giúp tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho tất cả mọi người.
• Thiết kế văn phòng mở tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể điều chỉnh khu vực làm việc, vị trí một cách linh hoạt. Điều này đảm bảo không gian làm việc đa năng, phù hợp với quy mô doanh nghiệp ở từng khoảng thời gian.

Lợi ích của văn phòng mở đối với nhân viên

• Thiết kế văn phòng mở giúp nhân viên tương tác, trao đổi dễ dàng hơn. Tiến độ công việc cũng được đẩy nhanh hơn khi có sự phối hợp giữa các phòng ban.
• Giúp nhân viên linh động trong công việc và tiết kiệm thời gian di chuyển khi cần làm việc, phối hợp với team hay các phòng ban khác.
• Văn phòng mở giúp tăng khả năng sáng tạo và nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.
• Không gian mở giúp cải thiện sức khỏe của nhân viên, giảm thiểu sự ngột ngạt trong phòng kín, giúp cải thiện sức khỏe từ đó giúp tăng hiệu suất công việc hiệu quả.

Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở

Đối với doanh nghiệp
Vấn đề pháp lý: do văn phòng mở không có không gian riêng tư nên một số thông tin cơ mật có thể bị lộ, nên doanh nghiệp cần hết sức cảnh giác.

Đối với nhân viên

• Khả năng tập trung bị ảnh hưởng do làm việc chung với nhiều phòng ban khác, nhân viên có thể bị mất tập trung bởi tiếng ồn xung quanh. Đặc biệt đối với những công việc yêu cầu sự yên tĩnh thì sẽ làm giảm hiệu suất công việc.
• Nhân viên có khả năng bị mắc bệnh truyền nhiễm do làm việc trong môi trường mở sẽ tạo điều kiện cho vi khuẩn lây lan và phát triển nhanh, đặc biệt là các bệnh lây qua đường hô hấp.
• Không gian riêng tư của nhân viên sẽ bị hạn chế, màn hình máy tính của nhân viên dễ dàng bị người khác thấy được cũng như tất cả mọi hoạt động đều được theo dõi liên tục khiến họ cảm thấy áp lực hơn.

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời thì thiết kế văn phòng mở cũng tồn tại một số điểm bất lợi mà bạn nên cân nhắc

Mục đích của văn phòng mở

Trong quá trình hình thành và phát triển, mục đích của hình thức không gian làm việc mở này hầu như không thay đổi.

Không gian văn phòng mở giúp nhân viên có thể giao tiếp với nhau dễ dàng.

• Mang đến sự giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên: Thay vì ngồi sau những bức tường kín mít, giờ đây mọi nhân viên đều có thể giao tiếp và tương tác với nhau dễ dàng hơn. Điều này nâng cao mối liên kết trong công ty và sự đoàn kết của các bộ phận.
• Nâng hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Sự trao đổi của nhân viên sẽ giúp hiệu suất công việc được thực hiện tốt hơn. Không mất quá nhiều thời gian, công sức để có thể trao đổi nội dung khiến công ty tiết kiệm được nhiều khoản chi phí.
• Giúp người quản lý quan sát nhân viên dễ dàng: Bởi vì không có tường và vách ngăn cách quá nhiều, người quản lý có thể theo dõi quá trình làm việc của toàn bộ nhân viên. Từ đó hạn chế được việc riêng, nói chuyện riêng hay nhân biên làm việc không đúng chuyên môn, nhiệm vụ.

Tham khảo thêm về ưu nhược điểm văn phòng mở một cách trực quan nhất cùng Video sau:

Thiết Kế Không Gian Mở Sử Dụng Nội Thất Văn Phòng Nào Hợp Lý

Để cân bằng các ưu, nhược điểm của văn phòng mở, các doanh nghiệp nên có sự bố trí nội thất sao cho hợp lý.

Bàn ghế nội thất văn phòng mở

Khi tiến hành trang trí đồ nội thất cho văn phòng mở thì các loại bàn ghế nên lựa chọn cùng gu với nhau. Tùy theo tính chất của doanh nghiệp mà có những phong cách thiết kế phù hợp nhất. Chẳng hạn như công ty mang hơi hướng trẻ trung thì các loại bàn, ghế văn phòng sở hữu kiểu dáng hiện đại, khỏe khoắn, tiện lợi là sự lựa chọn hợp lý.

Các mẫu ghế trẻ trung phù hợp cho không gian làm việc văn phòng mở.

Với những văn phòng đòi hỏi sự trang trọng, đẳng cấp như đại sứ quán, văn phòng Chính phủ thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, tinh tế khi sử dụng các chất liệu gỗ, da, nỉ...

Nếu đang tìm kiếm các bàn ghế văn phòng hiện đại cho nơi làm việc mở thì bạn có thể tham khảo một số mẫu hiện có tại Nội thất NoGi. Sở hữu bộ sưu tập khổng lồ các dòng sản phẩm với đa dạng kiểu dáng, kích thước, màu sắc, chắc chắn NoGi sẽ mang đến làn gió mới cho không gian nội thất trở nên hiện đại, chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống liên lạc và giao tiếp nội bộ công ty

Nội thất văn phòng mở thường đảm bảo tính tiện dụng cho người dùng, bởi vậy hệ thống thông tin liên lạc và giao tiếp nội bộ cần được lắp đặt ngay trên từng bàn làm việc. Các trang thiết bị ánh sáng hay đồ dùng cá nhân của nhân viên phải bố trí sao cho diện tích sử dụng hiệu quả nhất mà vẫn có sự ngăn nắp, gọn gàng.

Bố trí không gian mở sử dụng các thiết bị hợp lý thuận tiện sử dụng.

Khi tiến hành thiết kế văn phòng mở thì chức vụ của mỗi người cần quan tâm sắp xếp hợp lý cho việc giao tiếp được thuận tiện. Ví dụ như với vị trí quản lý yêu cầu chỗ ngồi phải yên tĩnh để có thể tập trung làm việc, tiếp khách cũng như trao đổi riêng với nhân viên. Tuy nhiên vẫn đảm bảo khả năng bao quát tầm nhìn của cả phòng. Những khu vực đặt máy photocopy hay máy in nên ở vị trí mà mọi người tiếp cận dễ dàng và ít gây tiếng ồn ào, tủ tài liệu cũng tương tự vậy.

Phong cách nội thất văn phòng mở

Mỗi một lĩnh vực hoạt động sẽ có những phong cách thiết kế nội thất khác nhau. Do đó, khi bố trí đồ dùng cho văn phòng mở thì điều thiết yếu là phải lưu ý đến tính chất công việc. Cùng với hình thức hoạt động của công ty để có phong cách nội thất hợp lý nhất. Những văn phòng để sản xuất như các xưởng thiết kế kiến trúc... là nơi tập trung lượng lớn nhân viên.

Vì vậy, việc sắp xếp nội thất nên tận dụng tối đa để làm sao cho không gian được kín đáo. Đồng thời tạo sự chuyên nghiệp khi làm việc. Những khu vực tiếp khách cũng không nên quá gần với nơi làm việc. Tránh ảnh hưởng đến sự tập trung của nhân viên.

Những văn phòng lĩnh vực khác nhau sẽ mang phong cách thiết kế khác nhau.

Đối với văn phòng mở mang tính đại diện hay trưng bày, quảng bá sản phẩm thì nên ưu tiên các loại mặt hàng chính của công ty. Bởi khi đó số lượng nhân viên làm việc không cần quá nhiều. Không gian văn phòng lúc này chỉ nên tập trung vào điểm nhìn cũng như giao thông đi lại thuận tiện cho khách hàng mỗi khi đến thăm quan, mua sắm.

Bố trí không gian mở

Văn phòng làm việc phải đảm bảo tầm nhìn rộng mở, thông thoáng. Đồng thời các vị trí được sắp xếp theo một hệ thống nhất định nhằm tạo sự thoải mái khi di chuyển. Cùng với khả năng bao quát tổng thể từ chỗ ngồi của người quản lý. Khu vực lễ tân đặt gần cửa ra vào giúp tiếp cận khách đến văn phòng dễ dàng. Nơi đây được xem như bộ mặt của toàn công ty, do đó cần trang trí thật bắt mắt và gây ấn tượng tốt với đối tác ngay từ lần đầu đặt chân đến.

Không gian thiết kế hài hòa, văn phòng bố trí mở được sắp xếp nội thất hợp lý.

Bàn ghế văn phòng mở được sắp xếp theo kiểu đối diện nhau, mang đến lối đi thông thoáng cho hai bên. Mặt khác cách bố trí này cũng giúp hạn chế sự va chạm, tiếp xúc, đồng thời giảm thiểu sự ngột ngạt cho phòng làm việc. Mỗi khi cần trao đổi công việc, các nhân viên vẫn có thể kết nối một cách nhanh chóng.

>> Xem thêm một số mẫu bàn ghế văn phòng tphcm

Bạn cũng có thể kết hợp hài hòa giữa không gian mở và không gian đóng. Điều này sẽ hạn chế bớt những nhược điểm của cả hai mô hình thiết kế. Với những khu vực phòng riêng được xây dựng dùng cho việc bàn bạc, thảo luận để tăng tính bảo mật, riêng tư.

Còn có rất nhiều hình thức văn phòng mở phụ thuộc vào không gian hay đặc thù công việc mà có cách bài trí, thiết kế sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó vẫn đảm bảo tính linh hoạt trong công năng sử dụng và hoài hòa với thẩm mỹ.

Thông thường khi setup cho văn phòng mở, hầu hết công ty đều lựa chọn các đồ nội thất đồng bộ, cùng gu tạo tính chuyên nghiệp trong công việc.

Một số mẫu thiết kế văn phòng mở đẹp, hiện đại 2022

Như đã trình bày ở trên thì mỗi một công ty có những cách sắp xếp, bố trí nội thất trong văn phòng mở khác nhau. Bên cạnh đó, văn hóa doanh nghiệp cũng ảnh hưởng rất lớn đến phong cách trang trí này. 

Dù Open Plan Office chưa hoàn toàn nhận được sự tán đồng, tuy nhiên không thể phủ nhận rằng mô hình này mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, các mẫu thiết kế đẹp giúp văn phòng mở trở nên độc đáo, đặc sắc hơn rất nhiều. Dưới đây là một số phong cách bài trí không gian làm việc rộng mở mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Văn phòng mở hiện đại, trẻ trung với nhiều tông màu tươi sáng

Bố trí không gian mở giúp tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên một cách hiệu quả

Thiết kế văn phòng mở mang đến sự thuận tiện khi giao tiếp, trao đổi công việc

Bàn làm việc được bố trí đối xứng nhau trong không gian văn phòng làm việc mở hoàn toàn

Không gian tươi sáng tại phòng làm việc mở với tông màu trắng chủ đạo

Văn phòng mở có thiết kế nhẹ nhàng, tinh tế tạo cảm giác hài hòa với thiên nhiên

Bố trí không gian mở cho cảm giác ấm cúng với chất liệu gỗ làm chủ đạo

Văn phòng làm việc được thiết kế không gian mở hiện đại, năng động

Không gian văn phòng mở với hai màu đen trắng chủ đạo nhưng vẫn đảm bảo sự ấn tượng

Nội thất và trang thiết bị được tối giản trong thiết kế văn phòng mở

Mỗi một phong cách thiết kế cho phòng làm việc sẽ có những cách bố trí, sắp xếp nội thất khác nhau. Do đó bạn cần cân nhắc thật kỹ để lựa chọn thiết kế văn phòng mở phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Hy vọng với thông tin chia sẻ trên đây đã giúp bổ sung cho bạn những kiến thức hữu ích về khái niệm, đặc điểm cũng như ưu nhược điểm của thiết kế văn phòng mở. Chúc bạn sẽ tìm được sự lựa chọn phù hợp cho không gian làm việc tại doanh nghiệp mình.